Ergotherapiepraktijk Remmerswaal

Privacyregelement

Inleiding

Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze klanten/cliënten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens.

Wij raden u aan het privacyreglement goed te lezen. Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt hiermee terecht bij uw behandelaar. Ook kunt u contact opnemen met Maaike Remmerswaal (contactpersoon ‘privacy’) door een e-mail te sturen naar info@ergotherapieremmerswaal.nl of telefonisch contact op te nemen met de praktijk via 06 82002771.

1. Definities In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens: de gegevens die betrekking hebben op een persoon

Praktijk: Ergotherapiepraktijk Remmerswaal (KvK nr. 52588173), verwerkingsverantwoordelijke

Cliënt: een klant/cliënt van de praktijk

Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

2. Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op cliëntenzorg.

Tevens vinden wij het belangrijk de privacy van onze websitebezoekers te waarborgen. Een specifieke Privacyverklaring betreffende de website vindt u op onze website.

3. Doelen

De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

1. het verlenen van ergotherapeutische zorg;
2. het declareren van verleende ergotherapeutische zorg bij de cliënt of zorgverzekeraar;
3. ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden;
4. wetenschappelijk onderzoek.

4. De gegevensverwerking

1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend ergotherapeut heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend ergotherapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Ook waarnemers en stagiaires hebben toegang tot uw gegevens. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.

2. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.

3. Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de cliënt worden gebruikt. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.

4. Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.

5. De ergotherapeut rapporteert tijdens of na de behandeling met uw goedkeuring aan de verwijzend huisarts of betrokken specialist.

6. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor mondeling of bij voorkeur schriftelijk toestemming heeft gegeven.

5. Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt of kunnen te herleiden zijn:

• naam
• adres/contactgegevens
• geboortedatum en geboorteplaats
• BSN nummer
• geslacht
• medische gegevens (bijv. aandoening en medicijngebruik)
• naam huisarts/ andere betrokkenen, zoals andere zorgverleners
• maatschappelijke gegevens (bijv. gezinssamenstelling en burgerlijke staat)
• gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger

• ras of etnische afkomst
• politieke opvattingen
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging
• lidmaatschap van een vakbond
• seksuele geaardheid

6. Rechten

1. Als cliënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend ergotherapeut, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.

2. U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.

3. U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.

4. Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend ergotherapeut beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.

5. U kunt als cliënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend ergotherapeut te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.

6. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:

• Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;
• Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;
• Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;
• Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

7. Bewaartermijn

1. Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandeling bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard¹.

2. Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar¹.

3. In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.

4. Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

¹ De wettelijke bewaartermijn is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)

8. Geheimhouding

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

• u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
• het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
• er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
• wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

9. Informatiebeveiliging en verwerkers

1. Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft bijvoorbeeld het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen.

2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit privacyreglement na te leven. Via onze contactpersoon ‘privacy’ kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.

Ook voeren wij, indien nodig, een data protection impact assessment (DPIA) uit. Een DPIA houdt in dat privacy risico’s worden geïnventariseerd en zo nodig worden maatregelen genomen.

Communicatie met u of derden vindt zoveel mogelijk plaats via beveiligde middelen (Siilo, Zorgdomein en Zorgmail). Alleen indien een andere zorgverlener deze systemen niet gebruikt, kan er via email voor uw behandeling noodzakelijke informatie gecommuniceerd worden. Er kan met uw goedkeuring met u gecommuniceerd worden via WhatsApp, dit is geen beveiligd communicatiesysteem.

10. Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij adviseren u het privacyreglement regelmatig te bekijken.

11. Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met uw behandelaar of de contactpersoon ‘privacy’. De contactpersoon ‘privacy’ is te bereiken op 06 82002771 of per e-mail info@ergotherapieremmerswaal.nl. Ook kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij Ergotherapie praktijk Remmerswaal t.a.v. Maaike Remmerswaal, praktijkhouder. Adres Doortocht 5, 2914 KA Nieuwerkerk aan den IJssel.

Wordt uw klacht niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost dan kunt u terecht bij Zorgbelang Nederland of het Klachtenloket Paramedici.

Zorgbelang Nederland werkt onafhankelijk van de hulpverleners en instellingen in de gezondheidszorg. Zij adviseren cliënten telefonisch of via de mail over patiëntrechten en klachtwegen. Voor meer informatie en de regionale adviespunten: https://zorgbelang-nederland.nl

Heeft u een ernstige klacht en wilt u daarover een uitspraak van de Klachtencommissie waaronder de ergotherapeut valt dan kunt u uw klacht indienen bij het Klachtenloket Paramedici. De klachtenfunctionaris van het Klachtenloket Paramedici zal vervolgens contact met u opnemen. Bij hem kunt u terecht met vragen over het indienen van een klacht: https://klachtenloketparamedici.nl

Ergotherapiepraktijk Remmerswaal, versie 12 januari 2022